Interne roller på søknad om tilskudd

Behandlende organisasjon er førstelinje på søknaden og fatter vedtak om tilskudd. Ved en eventuell klage på vedtak, mottar behandlende organisasjon klagen for vurdering og mulig egen omgjøring. I noen fylkeskommuner er vedtak om tilskudd og vurdering av klage, lagt til politisk nivå. Dersom behandlende organisasjon velger å oppretteholde opprinnelig vedtak, oversendes klagen til klageinstans.

Klageinstans mottar klage på vedtak fattet av behandlende organisasjon. For klage på vedtak fattet av fylkeskommunen eller Sametinget, er Riksantikvaren klageinstans. For klage på førstelinje vedtak om tilskudd fattet av Riksantikvaren, er KLD klageinstans. Vedtak fra klageinstans er endelig.

Når en søknad sendes inn, går den til koordinator til fordeling til saksbehandler. Koordinator omfordeler søknad til annen behandlende organisasjon, dersom søknaden er feilsendt.

Saksbehandler går gjennom søknaden og vurderer om den faller inn under ordningen, om søknaden er komplett eller trenger ytterligere informasjon fra søker eller om den kan tas til behandling.

Tas søknaden til behandling kategoriserer og vurderer saksbehandler søknaden. Saksbehandler kan deretter avslå tilskuddsøknaden eller lage forslag til vedtak om tilskudd. Saksbehandler sender videre sitt forslag til vedtak til Godkjenner.

Godkjenner godkjenner utkastet til vedtak, eller sender det tilbake til saksbehandler for justering.

Saksbehandler vurderer om det er behov for dispensasjon for å gjennomføre prosjektet i tilskuddssøknaden og starter dispensasjonsvurdering og forfatter vedtak etter behov. Godkjenner godkjenner dispensasjonsvedtak.

I noen fylker skal Tilviser godkjenne vedtak etter Godkjenner.

Når søker mottar vedtaket, kan søker klage. Saksbehandler mottar og vurderer videre saksgang for klagen.

Har søker fått tilskudd, mottar Saksbehandler anmodninger om utbetaling og eventuelle søknader om omdisponering. Saksbehandler forfatter brev om utbetaling og eventuelle vedtak om utbetaling eller omdisponering. For de to siste brevene har søker klagerett.

Når det foretas en utbetaling på et vedtak om tilskudd, får Økonomiansvarlig en oppgave i Digisak som inneholder all informasjon som er nødvendig for å betale ut via eget økonomisystemet.