Tilskudd - Behandle anmodning om utbetaling i Digisak

Se gjennom utbetalingsanmodningen (Be om utbetaling), du finner den til venstre under Behandlingsinformasjon.

Dersom det mangler noe informasjon for at du skal kunne behandle anmodningen, returnerer du den til søker. Bruk knappen ETTERSPØR MER INFORMASJON FRA SØKER som du finner øverst i knapperaden i oppgaven. Du får da fram et felt hvor du skriver melding til søker.

Når du fyller ut oppgaven Beslutte utbetaling, må du blant annet vurdere om det er en sluttutbetaling. Du kan også nå velge om utbetalingsbrevet skal kontrasigneres av leder eller ikke. Spørsmålet Trenger brevet ledergodkjenning? står med standardsvar ‘Nei’.

For å komme tilbake til forhåndsvisningen av utbetalingsbrevet, klikker du på Utbetaling i venstremenyen.

Fyll ut feltene i oppgaven. Tabellen Besluttet beløp til utbetaling er automatisk utfylt. Du må du huske å revidere Godkjent beløp, dersom beløpet som skal utbetales er ulikt det søker har bedt om. Tabellen flettes inn i brevet som går til søker.

Ser tabellen din annerledes ut, se Forfatte vedtak i eldre skjema for utbetaling.

Deretter fyller du ut konteringsinformasjon. Hva som skal fylles ut her, kommer an på hvilke rutiner for utbetaling som din organisasjon har. Du kan velge om du vil fylle ut i tabellform eller fritekst.

For å fullføre oppgaven klikker du på Fortsett arbeidsflyt. Har du valgt ‘Ja’ til ledergodkjenning, så går brevet til godkjenning. Har du latt valget ‘Nei’ stå, går utbetalingsbrevet rett til søker.

Har du rollen godkjenner får du oppgaven i mappen Godkjenne beslutning.

Velg om du godkjenner beslutningen. Ved en eventuell retur til saksbehandler, får du opp et felt hvor du kan kommentere.

For å godkjenne oppgaven velger du 'Ja',klikker Fortsett arbeidsflyt. Brevet er nå sendt til søker.

For å kunne utbetale, trenger økonomi å vite hvilken konto det skal betales fra og kontonummer det skal betales inn på, om utbetalingen skal merkes med noe, samt få bilag til regnskapet.

Har du rollen Økonomiansvarlig i Digisak, finner du oppgaven Bekrefte utbetaling under Mine oppgaver. Oppgaven inneholder konteringsinformasjon lagt til av saksbehandler og godkjenner, søkers kontonummer og evt informasjon fra søker om Merking av utbetaling. Intern konteringsinformasjon kan du korrigere i oppgaven om nødvendig. For å ferdigstille oppgaven, klikker du på Utbetaling bekreftet.

Du laster ned filer og bilag øverst i oppgaven. Her finner du Utbetalingsbrev og Utbetalingsinformasjon som inneholder konteringsinformasjon lagt inn av saksbehandler og eventuelt av godkjenner. Vær obs: Om du trenger å endre konteringsinformasjon i oppgaven, så vil ikke endringene følge med i filen Konteringsinformasjon.

Om du trenger Utbetalingsandmodning med fakturabilag fra søker, klikker du på Be om utbetaling som er nederst til venstre ved siden av oppgaven Bekrefte utbetaling.

Den vil da ekspandere. Klikk på de tre prikkene som vises ytterst til høyre i tittellinjen. Velg Skriv ut og dernest Oppgaveutskrift med datagrunnlag. Dette lager en pdf-versjon av oppgaven.

Fyll ut feltene i oppgaven. I tabellen under Behandle anmodning om utbetaling skal du legge inn opplysninger om tiltaket eller tiltakene som utbetalingsanmodningen gjelder. Denne tabellen blir en del av vedtaksbrevet til søker. Her er det ingen automatisk utregning, så du må legge inn beløpene manuelt. Når du har fylt ut en rad i tabellen, kommer det opp en ny rad under. Der kan du fylle inn samme type informasjon for neste tiltak dersom utbetalingsanmodningen omhandler flere tiltak. Når du er ferdig med utfylling av tabellen, skal du legge inn det totale beløpet som blir utbetalt med dette vedtaket. Regn ut summen av alt som skal utbetales i dette vedtaket og fyll inn i feltet «Totalt vedtatt utbetalt». Nå genereres gjenstående tilskuddsbeløp automatisk i feltet under.

Deretter fyller du ut konteringsinformasjon. Hva som skal fylles ut her kommer an på hvilke rutiner og systemer for utbetaling som din organisasjon har. Du kan velge om du vil fylle ut i tabellform eller fritekst.

Velg utfallet av anmodningen. Alternativet «Delvis innvilget» brukes dersom du går inn for at søker skal bare få deler av beløpet som han eller hun har anmodet om, eller bare til noen av tiltakene som anmodningen gjaldt.

For å se forhåndsvisning av vedtaksbrevet, klikker du på Beslutningsbrev til venstre i bildet. Forhåndsvisningen kommer fram når du har valgt Vedtak. For å oppdatere visningen etter hvert som du skriver, klikker du på Gjenoppfrisk rett over forhåndsvisningen av brevet. Se til Digisak har lagret alle endringer før du klikker på gjenoppfrisk. Oppe i oppgaven finner du søkers valgte målform. Målformen styrer om det er nynorsk eller bokmålsmalen som starter.

For å fullføre oppgaven klikker du på Merk som ferdig. Da går oppgaven videre til godkjenning.