Veiledning til bruk av registreringsskjema og dokumentasjonsmal
Riksantikvaren ønsker å samle inn informasjon om kommunenes utvalg av verneverdige og vernede kulturminner. Informasjonen som samles inn om verneverdige og vernede kulturminner skal lagres i den nasjonale kulturminnedatabasen «Askeladden». For å kunne motta denne informasjon må datainnsamlingen følge registreringsskjemaet og dokumentasjonsmalen som er utarbeidet av Riksantikvaren.
Registreringsskjemaet er beregnet for utfylling i felt, enten på papir eller bærbar pc/tablet. All informasjon som fylles ut i registreringsskjemaet skal overføres til importskjemaet i dokumentasjonsmalen. I registreringsskjemaet er alle obligatoriske felt merket med rød bakgrunn og *. Dokumentasjonsmalen er et regneark, og består av fritekstfelter og nedtrekksmenyer. Alle felt som er obligatoriske i dokumentasjonsmalen er markert med rød overskrift. Der hvor det finnes nedtrekksmenyer, må disse benyttes. Den utfylte dokumentasjonsmalen (i Excel-format) skal sendes inn til askeladden.hjelp@ra.no etter endt registrering, sammen med eventuelle geometrifiler.
Om geometri
Kartfesting av kulturminner kan gjøre på tre måter; innmåling/oppmåling i felt, nedlasting av geometri fra Norge digitalt/eget system eller opplasting av shape-fil/hent bygningsgeometri/manuell tegning av geometri i Askeladden.
Geometrifiler
Vi anbefaler å benytte data fra FKB for bygninger (datasettet finnes allerede i Askeladden) og andre installasjoner som allerede er kartfestet. Disse kan ligge ved leveransen til Riksantikvaren, eller legges til i Askeladden etter import av egenskapene i dokumentasjonsmalen, i en fil (SOSI eller Shape), og inneholde en tabell som inneholder et attributt (kolonne) som referer til objekt-ID løpenummer, og et attributt som referer til objekt-ID undernummer, og eventuelt kulturminnenavn (se illustrasjon under).
Dersom man måler opp kulturminnene med flere punkter, må det utarbeides flatefiler (i SOSI eller Shape-format), som leveres på samme måte, med tabell med objekt-ID-er.
| Objekt-ID lnr. | Objekt-ID unt | Kulturminnenavn |
|---|---|---|
KOM0301-1 |
0 |
Tveitan |
KOM0301-1 |
1 |
Våningshuset |
Ved innmåling av punktgeometri (et X- og Y-koordinat) fylles dette inn i registreringsskjema og dokumentasjonsmal. OBS! Koordinatene må da være i UTM-sone 33. Ved importen til Askeladden etableres en punktgeometri i databasen. Omregning fra geografiske koordinater til UTM kan gjøres på
denne siden: https://twcc.fr
Dersom man velger å legge geometriene inn i Askeladden selv (det er mulig å tegne i kartet, laste opp shape-fil, hente inn bygningsflate fra FKB-datasettet, eller generere en liten flate basert på X-, Y-koordinater), må dette gjøres etter at Riksantikvaren har importert dokumentasjonsmalen.
Begrepsavklaringer
Under følger forklaringer til viktige begreper som benyttes i registreringsskjema og dokumentasjonsmal.
Kulturminnenivåene
I Askeladden, hvor informasjonen om verneverdige og vernede kulturminner skal importeres til, operer vi med tre (fire) nivåer av kulturminneinformasjon; enkeltminne (kulturminne), lokalitet (kulturminne) og kulturmiljø. I registreringsskjemaet/dokumentasjonsmalen er det kun mulig å registrere lokaliteter, kulturminne og enkeltminner. Kulturmiljøer blir ikke beskrevet i denne veiledningen.
Lokalitet
En lokalitet er et avgrenset område med ett eller flere enkeltminner. Vanligvis avgrenses en lokalitet av fysiske barrierer eller ved den totale utstrekningen av enkeltminnene. Lokalitetsnivået inneholder all generell informasjon om det avgrensede området som enkeltminnene ligger i, for eksempel fylke, kommune, lokalitetstype, generelle beskrivelser, referanser og geometri for hele området.
Informasjonen om den rettslige status for hele lokaliteten og tilstanden for hele lokaliteten er også dokumentert her. Lokaliteten inneholder i hovedsak kun informasjon som omfatter alle enkeltminnene på lokaliteten, og beskrivelsen av hvorfor enkeltminnene, til sammen, utgjør en helhet.
Lokaliteter bør ikke overlappe hverandre, men det finnes unntak, som f. eks. middelalderbyene. Før ny lokalitet registreres bør man derfor sjekke (i kartet) om det allerede er registrert en lokalitet på det aktuelle området (Bruk kartlagsfunksjonen). Hvis det finnes en eksisterende lokalitet kan det lønne seg å oppdatere denne lokaliteten med ny informasjon, og eventuelt oppdatere geometri (dersom man har bedre innmålinger) og legge til nyregistreringer.
En lokalitet har alltid mer enn ett enkeltminne, og hvert av enkeltminnene kan ha ulik juridisk status og vilkår. Den sterkeste vernestatusen definerer automatisk vernestatus for lokaliteten. Dersom det finnes flere ulike «fredete» vernestatuser på enkeltminnenivå for lokaliteter av kategoriene bebyggelse-infrastruktur og kirkested, vil vernestatus vises som Fredet (ulike vernetyper påenkeltminne). Det vil si at den er sammensatt av enkeltminner med forskjellige typer fredet vernestatus. Eks. (AUT; VED; MID; FOR; FPG). Dette er helt uavhengig av om det også finnes andre vernetyper uten fredningsstatus blant enkeltminnene.
I praksis er det sjelden det er mer enn 50 enkeltminner på en lokalitet. Hvis lokaliteter blir svært store, kan det i noen tilfeller være en god idé å dele dem opp. Datering eller aldersbestemmelse og fastsetting av vernestatus, skjer bare på enkeltminnenivå/kulturminnenivå. Siden en lokalitet kan inneholde enkeltminner fra forskjellige perioder, kan denne informasjonen ikke være bundet til det generelle nivået. Hvis det er mer enn ett enkeltminne, kan hver av dem ha ulik juridisk status og vilkår. Den sterkeste vernestatusen definerer automatisk vernestatus for lokaliteten. Vernestatus fastsettes på enkeltminnenivå, siden det er der alderskriterier og juridisk status i henhold til kulturminneloven opptrer sammen. En lokalitet må ha minst ett automatisk fredet enkeltminne for å få denne vernestatusen.
Enkeltminne
I Askeladden kalles et kulturminne som tilhører en større helhet (inngår i en lokalitet), for enkeltminne.
Et enkeltminne kan for eksempel være et bygg på et gårdstun, eller en kokegrop i et kokegropfelt. Det er ikke mulig å registrere ett enkeltminne alene, enkeltliggende objekter må registreres som kulturminner (se neste kapittel).
Enkeltminnenivået inneholder all informasjon som er spesifikk for dette enkeltminnet, for eksempel beskrivelse, datering, juridisk status, tilstand og årsak til skader, og geometri for det enkelte objekt.
En lokalitet kan i prinsippet inneholde et uendelig antall enkeltminner, men hvis lokaliteter blir svært store, kan det være en god idé å dele dem. Hvis det er mer enn ett enkeltminne innenfor en lokalitet, kan hvert av dem ha ulik juridisk status og vilkår. Den sterkeste vernestatusen definerer automatisk vernestatus for lokaliteten.
Kulturminne
I Askeladden kalles et kulturminne som ligger alene (ikke inngår i en lokalitet) for et kulturminne.
Et kulturminne er en blanding av en lokalitet og et enkeltminne, og har samme krav til registrering av informasjon som én lokalitet og ett enkeltminne. Kulturminne har både lokalitets- og enkeltminnekategori og lokalitets- og enkeltminneart. I tillegg har den vernestatus og datering.
Kategori
I registreringsskjemaet/dokumentasjonsmalen er det mulig å registrere kulturminner av kategoriene arkeologisk lokalitet og bebyggelse/infrastruktur på lokalitetsnivået. Med arkeologisk lokalitet menes kulturminner som dokumenteres etter arkeologiske metoder, for eksempel kullmiler og hustufter.
Kategorien bebyggelse/infrastruktur dekker alle stående bygninger og installasjoner.
Enkeltminnekategoriene er inndelt i arkeologiske minne, bygning, fartøy, teknisk/industrielt minne og grøntanlegg. Arkeologiske minne tilsvarer arkeologisk lokalitet. Bygning dekker alle bygninger. Fartøy benyttes om båter. Teknisk/industrielt minner benyttes for tekniske installasjoner. Grøntanlegg (i Askeladden heter kategorien utomhuselement) benyttes om parker/hager og dets tilbehør.
Utfylling av registreringsskjema og dokumentasjonsmal
Registreringsskjemaet består av en del for lokalitet og en del for enkeltminne, og disse er igjen inndelt i en feltdel og en kildedel. Feltdelen skal fylles ut i felt, mens kildedelen kan fylles ut når man har tilgang til registre og kilder. Kildedelen kan eventuelt fylles ut direkte i dokumentasjonsmalen.
Feltene som finnes i registreringsskjema og dokumentasjonsmal er like (med noen få unntak). Under blir det gitt en kort forklaring til de forskjellige feltene.
Noen av valgene du gjør i dokumentasjonsmalen styrer hvilke kolonner du skal fylle ut. 
markerer felt som ikke skal fylles ut.
Eksempel på utfylt dokumentasjonsmalen er vedlagt dokumentasjonsmalen. I dokumentasjonsmalen finnes det hjelpetekster for alle overskriftene som forklarer hva som skal fylle sut i de forskjellige feltene. Hjelpetekstene nås ved å trykke én gang på overskriften.
Objekt-ID løpenummer
Alle lokaliteter må gis et unikt nummer (bestående av kommunenummer og "Kom" foran eks. KOM0301-1) når de registreres (dersom de ikke allerede er registrert i Askeladden). Kolonnen må også fylles ut for enkeltminnene, slik at de kobles til riktig lokalitet ved import til Askeladden. Kun for dokumentasjonsmal: Er lokaliteten registrert i Askeladden fylles kolonne "E" ut i stedet for kolonne "C".
Objekt-ID undernummer
Alle enkeltminner må gis et nummer når de registreres (dersom de ikke er registrert i Askeladden). Nummeret må være unikt for den enkelte lokalitet, og enkeltminnene gis nummer fra 1 og oppover. Dette gjelder ikke kulturminner (enkeltliggende kulturminner).
Kulturminnenivå (kun i dokumentasjonsmal)
Brukes til å skille mellom lokalitet, kulturminne og enkeltminne - Velg "Lokalitet" dersom det er en lokalitet du registrerer, og "Enkeltminne" dersom du registrerer et enkeltminne på en lokalitet, eller «Kulturminne» dersom du registrere et enkeltliggende kulturminne. Valget i denne kolonne styrer valgmulighetene du har i kolonnen "Kategori".
Ny (kun i dokumentasjonsmal)
Ved registrering av en lokalitet eller enkeltminne som ikke er registrert i Askeladden fra før av, velger du "Ja". Dersom lokalitet eller enkeltminne er registrert fra før av, velger du "Nei".
Kulturminnenavn
Her navngis lokaliteten og eventuelt enkeltminnene. Man kan f. eks. bruke gårdsnavn eller gateadresse som lokalitetsnavn, og benytte byggets navn eller betegnelse som enkeltminnenavn. Eks "Tveitan" (lokaliteten) og "Våningshuset" og "Bryggerhuset" (enkeltminner).
Kategori
Her fyller man ut kategori for både lokalitet og enkeltminne. Lokalitetskategoriene og enkeltminnekategoriene begrenser valgmulighetene du får under "Art". I dette feltet skal du for lokaliteten kun angi om dette er en arkeologisk lokalitet eller bygning-infrastrukturslokalitet. For enkeltminnenes del velger du i dette feltet om dette er en Bygning for alle bygg, Teknisk/Industrielt for objekter som vei, skinnegang, maskiner etc., " Grøntanlegg for brønn, hage, trapp etc..
Art
Her spesifiserer man hva slags art lokaliteten eller enkeltminnet har. Det vil si at man velger om det er en bygård, gårdstun, bensinstasjon etc. for lokaliteten. På enkeltminnenivå spesifiserer man hva slags art det enkelte minnet er. Valgmulighetene i denne kolonnen bestemmes av valgene som er gjort under "Kategori".
Opprinnelig funksjon («Oppr» i registreringsskjema)
I dette feltet skal lokalitetens og enkeltminnenes opprinnelige funksjon oppgis. Var dette et serveringssted, industrilokale etc.. Kun for dokumentasjonsmalen: Valgmulighetene i denne kolonnen bestemmes av valgene som er gjort under "Art".
Beskrivelse
Her fyller man inn beskrivelsen av lokaliteten og enkeltminnene. I beskrivelsen bør det også komme fram hva slags type landskap og eventuelle inngrep som finnes i nærområdet rundt kulturminnet.
Tilstand_MOV_bygg (brukes ikke)
Her kan man legge inn kulturminnets tilstandsgrad. Tilstandsgrad måles ut fra behov om istandsetting/skjøtsel/sikring.
Registrert av
Her kan du legge til navnet på personen som foretok registreringen.
Registrert dato
Dato for når registreringen var gjennomført. Formatet for dato er DD.MM.ÅÅÅÅ
Vernestatus
Enkeltminnets vernestatus angis her. Lokalitetens vernestatus styres av valgene som foretas for enkeltminnene.
LokalitetI
Hvis lokaliteten allerede er registrert i Askeladden oppgis AskeladdenID her, og informasjon som fylles inn i dette skjemaet vil overskrive den info som allerede eksisterer (dette gjelder også tomme felt).
EnkeltminneIndeks
Hvis enkeltminnet allerede er registrert i Askeladden, eller skal knyttes til en lokalitet som allerede eksisterer i Askeladden, oppgis enkeltminnets Askeladdenindeks her (hvis enkeltminnet ikke tidligere er registrert, men skal knyttes til allerede registrert lokalitet skal det gis verdien "-1"), og informasjon som fylles inn i dette skjemaet vil overskrive den info som allerede eksisterer (dette gjelder også tomme felt).